¿Cómo facturar? ¿Qué necesito para empezar?

Todos los trabajadores autónomos o dueños de negocios se han enfrentado alguna vez a la pregunta: ¿cómo facturar? Si te ha pasado y quieres saber cómo generar una factura en el SAT, nuestra guía práctica te enseñará paso a paso cómo hacerlo, resolviendo todas las dudas de esta tarea indispensable para cumplir con las disposiciones legales.

¿Cómo facturar si soy persona física? Según el Servicio de Administración Tributaria (SAT), puedes facturar en cualquier momento ingresando a su sitio web con tu contraseña o e.firma. La factura electrónica es un documento legal de carácter mercantil que contiene información sobre la compra y venta de bienes o servicios. Los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. 

¿Cómo se hace una factura?

La factura electrónica es un documento de comprobación fiscal válido que sirve para cobrar servicios, acreditar bienes, comprobar gastos o como soporte de la contabilidad. Tal como señala el SAT, solicitar una factura no solo es un derecho de los contribuyentes, sino también una obligación para todos los que presten servicios o vendan productos.

Actualmente, las facturas son electrónicas y se emiten en línea a través del portal SAT. Al generar una factura, obtienes tanto el original como una copia en PDF para guardar y enviar al cliente o proveedor. Un punto a tener en cuenta respecto cómo generar una factura si soy persona física es seleccionar el tipo de factura adecuado según la operación que realices. 

En México, con la versión 4.0 de facturación del SAT existen seis tipos de CFDI con características predefinidas:

Comprobante de Ingreso o Tipo I: Es la más común y se emite por los ingresos que obtienes de ventas, prestación de servicios, honorarios, arrendamientos, donativos y enajenación de bienes y mercancías. Se utiliza para reportar a la autoridad fiscal el origen de los depósitos, pagos o dinero que recibes.

Comprobante de Egreso o Tipo E: Conocida como Nota de Crédito, se utiliza para subsanar errores o corregir montos de la factura de ingreso, así como para aplicar descuentos, bonificaciones o devoluciones sobre la misma. 

Comprobante de Ingreso de traslado: Ampara el traslado de mercancías de un lugar a otro sin que implique una venta. Se utiliza si transportas bienes por tu cuenta o por intermediarios y debes emitir esta factura para que el SAT y las autoridades fiscales puedan verificar que la mercancía está en tránsito de manera legal.

Comprobante de Nómina o Tipo N: Documenta los pagos de salarios y prestaciones a los empleados. Debes emitir esta factura por cada pago realizado a tus empleados con sus salarios, bonos y otras compensaciones.

Comprobante de Recepción de Pagos: Se utiliza cuando los contribuyentes generan un CFDI con método de Pago en Parcialidades o Diferido (PPD) y el pago no se realiza al momento de la operación, estableciendo que la forma de pago es “Por definir”.

Comprobante de Retenciones e información de Pagos: Utilizado por bancos o personas morales para informar retenciones de impuestos o pagos a residentes en el extranjero.

¿Qué necesito para que me generen una factura?

Los requisitos que necesito para que me generen una factura son:

1. Alta en el SAT y e.firma vigente.
2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien se expida.
3. Régimen Fiscal del receptor.
4. Certificado de Sello Digital (CSD).
5. Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las facturas.
6. Número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
7. Sello digital del contribuyente que lo expide.
8. Lugar y fecha de expedición.
9. Nombre, denominación o razón social de la persona a quien se expide el comprobante.
10. Código postal del domicilio fiscal del receptor del comprobante.
11. Uso del comprobante.
12. Cantidad, unidad de medida y clase de bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso.
13. Valor unitario consignado en número.
14. Importe total señalado en número o en letra.
15. Prestación en una sola exhibición o en parcialidades.
16. Monto de los impuestos trasladados, desglosados o retenidos.
17. Método de pago (efectivo, transferencia, cheque o tarjeta de débito, de crédito, etcétera).
18. Número y fecha del documento aduanero.

Antes de detallar los pasos sobre cómo generar una factura, asegúrate de anotar y organizar los requisitos para facturar de manera ordenada. También te recomendamos mantener actualizada la información de tus clientes para facturar sin errores.

¿Cómo se genera la factura?

La factura se genera una vez que tengas todos los datos del emisor y del receptor, incluyendo nombres, direcciones y números de identificación fiscal. Luego, debes detallar los productos o servicios adquiridos, especificando su cantidad, descripción, precio unitario y el total. Al final, se calculan los impuestos aplicables y se suman para obtener el total a pagar. Una vez verificada la información, emite la factura y envíala al cliente como comprobante.

Pasos para generar una factura:

1. Ingresa al portal SAT y dirígete al apartado “Factura electrónica” y elige el “Servicio de facturación CFDI versión 4.0”.
2. Completa tu RFC, contraseña o e.firma y código Captcha. Haz clic en “Enviar”.
3. Ingresa la información solicitada. El sistema precarga los campos registrados en el SAT, como: régimen fiscal, código fiscal, fecha de emisión, tipo de factura, forma y método de pago.
4. Selecciona el tipo de moneda, usualmente es el peso mexicano. 
5. Haz clic en “Cliente frecuente” y selecciona “Otro” para registrar a un nuevo receptor. 
6. Completa los campos con la información del receptor: RFC, código postal y régimen fiscal.
7. Selecciona el uso de la factura. 
8. Agrega y detalla los productos o servicios.
9. Coloca el número de productos o servicios a facturar y captura su valor unitario.
10. Selecciona si es objeto de impuesto.
11. Haz clic en “Agregar pedimento” para registrar los productos importados y guárdalos.
12. Verifica los datos aportados. Puedes previsualizar la factura haciendo clic en el botón “Vista previa” y verás todo en un archivo PDF.
13. Firma el comprobante con tu e.firma o los datos del certificado del sello digital. 
14. Genera el comprobante fiscal.
15. Imprime, descarga o envía tu factura.

Recuerda cómo generar una factura en el SAT y que es un servicio totalmente gratuito. Además, en el apartado “Factura fácil” podrás consultar, recuperar y cancelar tus facturas. Si aún tienes dudas, puedes utilizar el simulador del SAT para comprobar cómo facturar sin generar el comprobante.

Fuentes

1. Gobierno de México «Factura electrónica en Mis cuentas». Consultado el 21 de agosto de 2024.
2. Gobierno de México «Factura: Requisitos». Consultado el 21 de agosto de 2024.
3. Gobierno de México «Genera facturas por tu actividad como persona física». Consultado el 21 de agosto de 2024.
4. Infoautónomos (5 de abril de 2024) «¿Cómo Facturar?». Consultado el 21 de agosto de 2024.
5. Luna, Dolores (2 febrero de 2024) «¿Cómo hacer una factura 4.0 del SAT? Te decimos paso a paso». Expansión. Consultado el 21 de agosto de 2024.
6. Sumup «Cómo hacer facturas». Consultado el 21 de agosto de 2024.
7. Trujillo, Adrián (26 de febrero de 2024) «Tipos de CFDI ¿Cuáles son y cómo se utilizan al facturar?». XPD Blog. Consultado el 21 de agosto de 2024.