¿Qué son los régimen de sueldos y salarios?

El régimen de sueldos y salarios es una herramienta fiscal clave para los empresarios o empleadores que tienen trabajadores a su cargo. Aprender qué es el régimen de sueldos y salarios en México es el primer paso antes gestionar el pago a los colaboradores, ya que funciona como una referencia sobre diversos aspectos legales, cálculos y deducciones fiscales o de seguridad social.

Como trabajador, es importante conocer las disposiciones principales del régimen de sueldos y salarios, ya que determina las regulaciones y obligaciones que tienen los patrones a la hora de pagar salarios, bonificaciones u otros tipos de compensaciones. También define las responsabilidades del trabajador en cuanto a las actividades laborales y ayuda a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones patronales.

¿Qué es el régimen de asalariados?

El régimen de asalariados, también conocido como régimen de sueldos y salarios, es un esquema fiscal que aplica a las personas físicas que generan ingresos por prestar sus servicios profesionales a empresas o a otras personas físicas. Según el Sistema de Administración Tributaria (SAT), este régimen incluye a las personas contratadas por uno o varios empleadores (patrón), quienes les asignan una serie de actividades durante su jornada laboral y les pagan un sueldo o salario, así como otros beneficios. 

Entre los asalariados se encuentran: 

• Obreros, secretarias, empleados de mostrador, asistentes, cajeros, entre otros.
• Funcionarios y trabajadores de la Federación, entidades federativas y de los municipios
• Miembros de las fuerzas armadas
• Miembros de sociedades cooperativas de producción que reciben rendimientos y anticipos.
• Miembros de sociedades y asociaciones civiles.
• Personas que prestan servicios a un prestatario en sus instalaciones.
• Comisionistas o comerciantes que trabajan para personas físicas o morales.

Este régimen también establece la forma en que se reportan y gravan los sueldos de los empleados y de ciertas personas que reciben ingresos similares a los salarios. No tiene restricciones en cuanto al número de empleadores que cada trabajador pueda tener, siempre que estén registrados como asalariados.

¿Cuál es el régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios?

El régimen de sueldos y salarios se diferencia del Régimen Fiscal 605 de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, ya que éste último incluye a personas físicas que, además de percibir ingresos por sueldos y salarios o por asimilados, también obtienen ganancias por arrendamiento o enajenación de bienes inmuebles, intereses y dividendos de inversiones.

En el Régimen 605, los colaboradores presentan su declaración anual ante el SAT por estos tipos de ingresos. Por otro lado,el régimen de sueldos y salarios establece una serie de obligaciones y regulaciones que los patrones deben cumplir para asegurar una retribución justa hacia sus empleados y evitar multas.

Algunas de las obligaciones de los patrones son:

• Registrar a los trabajadores ante el Registro Federal de Contribuyente (RFC).
• Entregar una factura electrónica de nómina por cada pago realizado.
• Determinar la deducción y retención de impuestos en los sueldos y salarios de los empleados y reportarlos al SAT.
• Realizar una retención mensual de impuestos sobre salarios.
• Entregar en efectivo el “Subsidio al Empleo”.
• Presentar la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios (DIM) del ejercicio anual antes del 15 de febrero del siguiente año.
• Realizar deducciones para la constitución de Sociedades Cooperativas y de Cajas de Ahorro.
• Realizar deducciones por pensiones alimenticias si existe una orden judicial. 
• Pagar indemnizaciones por despidos. 
• Calcular el impuesto anual de quienes hayan prestado servicios personales subordinados.
• Otorgar la constancia de situación fiscal régimen de sueldos y salarios en febrero de cada año.
• Considerar ingresos anuales por salarios o conceptos asimilados que excedan $400,000.00.
• Considerar ingresos acumulables distintos de salarios o conceptos asimilados a estos.

¿Cómo tener el régimen de sueldos y salarios?

No es necesario que los trabajadores realicen trámites específicos para estar en el régimen de sueldos y salarios en México, ya que este esquema se activa automáticamente cuando se establece una relación laboral con un empleador. Por ese motivo, es el patrón el encargado de realizar los trámites correspondientes para registrar a los trabajadores bajo este régimen.

Según el SAT, los asalariados deben responder a tres cuestiones:

1. Acumular ingresos.  
2. Cumplir con obligaciones fiscales.
3. Deducir gastos.

Igualmente, hay algunas consideraciones y pasos importantes tanto para empleadores como para empleados:

Requisitos para los empleadores

Todos los empleadores deben estar registrados ante el SAT y tener su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) actualizado. Además, deben inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para que puedan acceder a los servicios de salud, seguros por accidentes laborales, pensiones y más.

Por otro lado, deben emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina por cada pago de salario realizado al trabajador. La facturación tiene que incluir todos los conceptos de ingresos, tipo de pago, deducciones, y retenciones correspondientes. Además, se ocupan de calcular y retener el Impuesto Sobre la Renta (ISR) según los ingresos de cada empleado e informar al SAT periódicamente.

Obligaciones de los empleados

Los empleados, por su parte, deben contar con un RFC y siempre tienen que revisar los CFDI de nómina o las facturas que reciben para verificar que los montos de ingresos, deducciones y retenciones generadas por su patrón sean correctos. Sin olvidar, que aunque no es obligatorio para todos, algunos empleados pueden necesitar presentar una declaración anual ante el SAT. 

¿Qué se puede facturar con el régimen de sueldos y salarios?

En el régimen de sueldos y salarios, los trabajadores son personas físicas que reciben ingresos de sus empleadores, por lo que no emiten facturas o CFDI por sus ingresos laborales, ya que estas facturas son generadas por el empleador.

Sin embargo, los empleados en este régimen pueden deducir ciertos gastos personales en su declaración anual de impuestos para reducir su carga fiscal. Estos gastos incluyen:

• Honorarios médicos y dentales.
• Gastos hospitalarios.
• Colegiaturas.
• Donativos a instituciones autorizadas.
• Aportaciones voluntarias al fondo de retiro.

Es importante conocer el régimen de sueldos y salarios para comprender qué obligaciones, alcances y limitaciones tienen tanto los empleados como los patrones. 

Fuentes

1. Futurama Blog «Régimen de Sueldos y Salarios». Consultado el 29 de agosto de 2024.
2. Gobierno de México «Conoce el Régimen de Sueldos y Salarios». Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Consultado el 29 de agosto de 2024.
3. Groce, Israel (14 de junio de 2024) «Régimen de sueldos y salarios: Qué es y sus principales funciones». Buk. Consultado el 29 de agosto de 2024.
4. Becerra Quiroz, María Fernanda (1 de junio de 2023) «Sueldos y salarios e ingresos asimilados a salarios». Factura.com. Consultado el 29 de agosto de 2024.